Winieta 1
Winieta 1
NA - Dział Administracyjno-Osobowy
Dział administracyjno-osobowy zapewnia stabilne i prawidłowe funkcjonowanie jednostki poprzez nadzór nad sprawami organizacyjnymi, regulacjami wewnętrznymi, zagadnieniami kadrowymi i gospodarczymi. Ponadto w gestii działu leży zapewnienie sprawnego obiegu wewnętrznego i zewnętrznego dokumentów i informacji.

Dane kontaktowe:

Adres biura: 80-254 Gdańsk, ul. Partyzantów 36, budynek A

Godziny pracy: od poniedziałku do piątku w godz. 7:00 - 15:00

e-mail: na@gzdiz.gda.pl 

Kierownik działu: Anna Ekstowicz, tel. 58 52 44 601, budynek A - pok. 18

Z-ca Kierownika działu: Monika Światowa, tel. 58 52 44 601, budynek - A pok. 18

Biuro Obsługi Klienta: tel. 58 52 44 602, 58 52 44 603, budynek A - sala Biuro Obsługi Klienta

Sekretariat Dyrekcji: tel. 58 52 44 606, 58 52 44 607, budynek B - pok. 25

Kadry: Grażyna Branicka-Dłutek, tel 58 52 44 604, budynek A - pok. 16

Prezentacja działu:

Dział zajmuje się realizacją zadań związanych z zapewnieniem warunków sprawnej i efektywnej pracy poszczególnych działów, sprawami kadrowymi, nadzorem nad pracą służb pomocniczych, a także utrzymaniem obiektów kubaturowych zarządzanych przez GZDiZ.

1. Sekcja Obsługi Klienta, do zadań której należy w szczególności:

  • Przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie i wstępna segregacja korespondencji oraz kierowanie jej obiegiem.
  • Obsługa centrali telefonicznej, infolinii i poczty elektronicznej.
  • Udzielanie bezpośrednich informacji o sposobie załatwiania spraw w GZDiZ.

2. Sekcja Kadr i Płac, do zadań której należy prowadzenie spraw kadrowych, w tym w szczególności:

  • obsługa w zakresie formalnym właściwym dla pracodawcy osób nawiązujących, rozwiązujących oraz pozostających w stosunku pracy, m.in.:
    • prowadzenie akt osobowych,
    • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym pracowników,
    • kontrola czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji: zwolnień lekarskich, delegacji, urlopów, kar, nagród i wyróżnień,
    • ustalanie uprawnień pracowników do nagród jubileuszowych oraz dodatków za wieloletnią pracę,
    • wydawanie dokumentów kadrowych tj.: świadectw pracy, zaświadczeń, legitymacji służbowych, itp.,
    • prowadzenie kartoteki okresowych badań lekarskich i kontrola terminowości wykonywania tych badań,
    • koordynacja spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
    • koordynacja składania oświadczeń majątkowych,
    • organizowanie okresowych ocen kwalifikacyjnych oraz przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie,
    • organizowanie i przeprowadzanie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
    • analiza potrzeb w zakresie funduszu płac oraz kontrola rozliczeń z pracownikami,
    • dokonywanie rozliczeń podatkowych z tytułu podatku dochodowego,
    • prowadzenie rozliczeń z zakresu ubezpieczenia społecznego,
  • organizowanie – we współpracy z właściwym kierownikiem działu – rekrutacji na wolne stanowiska,
  • obsługa formalna osób zatrudnianych na podstawie umów cywilno-prawnych.

3. Sekcja Organizacyjna, do zadań której należy w szczególności:

  • opracowywanie projektów prawa miejscowego oraz zarządzeń, regulaminów, instrukcji i innych regulacji wewnętrznych,
  • koordynacja przygotowywania sprawozdań z działalności GZDiZ (z wyłączeniem sprawozdań finansowych) oraz udzielania informacji, odpowiedzi na zapytania, wnioski i interpelacje,
  • obsługa formalna, w tym protokołowanie posiedzeń, narad i innych spotkań z udziałem Dyrektora,
  • obsługa postępowań skargowych oraz kontrolnych we współpracy z właściwą komórką organizacyjną Miasta,
  • obsługa formalna wniosków kierowanych na kolegium Prezydenta Miasta,
  • Koordynowanie programem informatycznym obsługującym elektroniczny obieg dokumentów,

4. Sekcja Administracyjno-Gospodarcza, do zadań której należy w szczególności:

  • prowadzenie spraw związanych z dozorem mienia, utrzymaniem czystości i nadzór nad tą działalnością,
  • nadzór nad obsługą transportową oraz kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych,
  • prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów, w tym również obsługa zbiorów archiwalnych zlikwidowanych jednostek, tj. Przedsiębiorstwa Dróg i Mostów oraz Miejskiego Przedsiębiorstwa Zieleni,
  • wykonywanie przeglądów i zlecanie remontów obiektów budowlanych pozostających w gestii GZDiZ,
  • prowadzenie inwentaryzacji,
  • nadzór nad realizacją i rozliczanie umów w zakresie dostawy mediów, robót budowlanych, usług, zaopatrzenia itp.,
  • nadzór nad realizacją wewnętrznego planu finansowego,
  • obsługa i zarządzanie systemami monitoringu wizyjnego wewnętrznego i zewnętrznego,
  • obsługa i zarządzanie systemami kontroli dostępu,
  • obsługa i zarządzanie systemami alarmowymi w zarządzanych przez GZDiZ obiektach,
  • nadzór nad systemem sterowania podstacjami prostownikowymi,
  • udzielanie wsparcia merytorycznego w zakresie:
    - obsługi systemów informatycznych użytkowanych przez pracowników GZDiZ,
    - opracowywania wymagań technicznych dla systemów funkcjonujących w GZDiZ, a nie zarządzanych przez Gdańskie Centrum Informatyczne,
  • nadzór i obsługa systemu teletechnicznego GZDiZ.