NA - Dział Administracyjno-Osobowy

Dział administracyjno-osobowy zapewnia stabilne i prawidłowe funkcjonowanie jednostki poprzez nadzór nad sprawami organizacyjnymi, regulacjami wewnętrznymi, zagadnieniami kadrowymi i gospodarczymi. Ponadto w gestii działu leży zapewnienie sprawnego obiegu wewnętrznego i zewnętrznego dokumentów i informacji.

Dane kontaktowe:

Adres biura: 80-254 Gdańsk, ul. Partyzantów 36, budynek A
Godziny pracy: od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00-15.00
E-mail: na@gzdiz.gda.pl 
Kierownik działu: Anna Ekstowicz, tel. 58 52 44 601, e-mail: anna.ekstowicz@gdansk.gda.pl, budynek A - pok. 18
Z-ca Kierownika działu: Monika Światowa, tel. 58 52 44 601, e-mail: monika.swiatowa@gdansk.gda.pl, budynek A - pok. 18
p.o. Z-cy Kierownika działu: Maciej Jaremczuk, tel. 58 52 44 600, e-mail: maciej.jaremczuk@gdansk.gda.pl, budynek A - po. 17
Biuro Obsługi Klienta: tel. 58 52 44 602, 58 52 44 603, budynek A - sala Biuro Obsługi Klienta
Sekretariat Dyrekcji: tel. 58 52 44 606, 58 52 44 607, budynek B - pok. 25
Kadry: Grażyna Branicka-Dłutek, tel. 58 52 44 604, budynek A - pok. 16

Prezentacja działu:

Dział zajmuje się realizacją zadań związanych z zapewnieniem warunków sprawnej i efektywnej pracy poszczególnych działów, sprawami kadrowymi, nadzorem nad pracą służb pomocniczych, a także utrzymaniem obiektów kubaturowych zarządzanych przez GZDiZ.

1. Sekcja Obsługi Klienta, do zadań której należy w szczególności:

  • Przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie i wstępna segregacja korespondencji oraz kierowanie jej obiegiem.
  • Obsługa centrali telefonicznej, infolinii i poczty elektronicznej.
  • Udzielanie bezpośrednich informacji o sposobie załatwiania spraw w GZDiZ.
  • Wydawanie abonamentów, identyfikatorów oraz uzgodnień wystawianych w zakresie kompetencji GZDiZ.
Wydawanie kart opłat abonamentowych i zryczałtowanych:

Biuro Obsługi Klienta - Budynek A, tel. 58 55 89 570

Wydawanie identyfikatorów zerowej stawki opłat "N+", "0", "CC", "PHEV":

Biuro Obsługi Klienta - Budynek A, tel. 58 55 89 570

Pisma dotyczące opłat dodatkowych:

Biuro Obsługi Klienta, Budynek A, tel. 58 52 44 627

Wydawanie identyfikatorów długoterminowych GM na wjazd do Strefy Ograniczonej Dostępności na Głównym Mieście:

Biuro Obsługi Klienta, Budynek A, tel. 58 55 89 570

Wydawanie identyfikatorów krótkoterminowych GM na wjazd do Strefy Ograniczonej Dostępności na Głównym Mieście:

Biuro Obsługi Klienta, Budynek A, tel. 58 52 44 627, 58 55 89 570

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Sekcja Kadr i Płac, do zadań której należy prowadzenie spraw kadrowych, w tym w szczególności:

  • Obsługa w zakresie formalnym właściwym dla pracodawcy osób nawiązujących, rozwiązujących oraz pozostających w stosunku pracy, m.in.:
    • prowadzenie akt osobowych,
    • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym pracowników,
    • kontrola czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji: zwolnień lekarskich, delegacji, urlopów, kar, nagród i wyróżnień,
    • ustalanie uprawnień pracowników do nagród jubileuszowych oraz dodatków za wieloletnią pracę,
    • wydawanie dokumentów kadrowych tj.: świadectw pracy, zaświadczeń, legitymacji służbowych, itp.,
    • prowadzenie kartoteki okresowych badań lekarskich i kontrola terminowości wykonywania tych badań,
    • koordynacja spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
    • koordynacja składania oświadczeń majątkowych,
    • organizowanie okresowych ocen kwalifikacyjnych oraz przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie,
    • organizowanie i przeprowadzanie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
    • analiza potrzeb w zakresie funduszu płac oraz kontrola rozliczeń z pracownikami,
    • dokonywanie rozliczeń podatkowych z tytułu podatku dochodowego,
    • prowadzenie rozliczeń z zakresu ubezpieczenia społecznego,
  • Organizowanie – we współpracy z właściwym kierownikiem działu – rekrutacji na wolne stanowiska,
  • Obsługa formalna osób zatrudnianych na podstawie umów cywilno-prawnych.

3. Sekcja Organizacyjna, do zadań której należy w szczególności:

  • Opracowywanie projektów prawa miejscowego oraz zarządzeń, regulaminów, instrukcji i innych regulacji wewnętrznych.
  • Koordynacja przygotowywania sprawozdań z działalności GZDiZ (z wyłączeniem sprawozdań finansowych) oraz udzielania informacji, odpowiedzi na zapytania, wnioski i interpelacje.
  • Obsługa formalna, w tym protokołowanie posiedzeń, narad i innych spotkań z udziałem Dyrektora.
  • Obsługa postępowań skargowych oraz kontrolnych we współpracy z właściwą komórką organizacyjną Miasta.
  • Obsługa formalna wniosków kierowanych na kolegium Prezydenta Miasta.
  • Wstępna dekretacja korespondencji wchodzącej do GZDiZ.
  • Koordynowanie współpracy z jednostkami pomocniczymi Miasta, w tym prowadzenie spotkań tematycznych z tymi jednostkami.
  • Obsługa procedury związane z zadaniami premiowymi Dyrektora.
  • Publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku aktów prawnych przygotowywanych w GZDiZ.

4. Sekcja Administracyjno-Gospodarcza, do zadań której należy w szczególności:

  • Prowadzenie spraw związanych z dozorem mienia, utrzymaniem czystości i nadzór nad tą działalnością.
  • Nadzór nad obsługą transportową oraz kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych.
  • Prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów, w tym również obsługa zbiorów archiwalnych zlikwidowanych jednostek, tj. Przedsiębiorstwa Dróg i Mostów oraz Miejskiego Przedsiębiorstwa Zieleni.
  • Wykonywanie przeglądów i zlecanie remontów obiektów budowlanych pozostających w gestii GZDiZ.
  • Prowadzenie inwentaryzacji.
  • Nadzór nad realizacją i rozliczanie umów w zakresie dostawy mediów, robót budowlanych, usług, zaopatrzenia itp.,
  • Nadzór nad realizacją wewnętrznego planu finansowego.
  • Obsługa i zarządzanie systemami monitoringu wizyjnego wewnętrznego i zewnętrznego.
  • Obsługa i zarządzanie systemami kontroli dostępu.
  • Obsługa i zarządzanie systemami alarmowymi w zarządzanych przez GZDiZ obiektach.
  • Nadzór nad systemem sterowania podstacjami prostownikowymi.
  • Udzielanie wsparcia merytorycznego w zakresie:
    - obsługi systemów informatycznych użytkowanych przez pracowników GZDiZ,
    - opracowywania wymagań technicznych dla systemów funkcjonujących w GZDiZ, a nie zarządzanych przez Gdańskie Centrum Informatyczne.
  • Nadzór i obsługa systemu teletechnicznego GZDiZ.

5. Sekcja Kontroli Opłat w SPP, do zadań której należy w szczególności:

  • Prowadzenie kontroli wnoszenia opłat za postój w Strefie Płatnego Parkowania w Gdańsku,
  • Nadzór nad prawidłowością stwierdzenia przez podmiot zewnętrzny opłat dodatkowych za postój bez wniesienia właściwej opłaty w Strefie Płatnego Parkowania.