NA - Dział Administracyjno-Osobowy

Dane kontaktowe:

Prezentacja działu:

Dział zajmuje się realizacją zadań związanych z zapewnieniem warunków sprawnej i efektywnej pracy poszczególnych działów, sprawami kadrowymi, nadzorem nad pracą służb pomocniczych, a także utrzymaniem obiektów kubaturowych zarządzanych przez GZDiZ.

1. Sekcja Obsługi Klienta, do zadań której należy w szczególności:

• Przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie i wstępna segregacja korespondencji oraz kierowanie jej obiegiem.
• Obsługa centrali telefonicznej, infolinii i poczty elektronicznej.
• Udzielanie bezpośrednich informacji o sposobie załatwiania spraw w GZDiZ.
• Wydawanie abonamentów, identyfikatorów oraz uzgodnień wystawianych w zakresie kompetencji GZDiZ.

2. Sekcja Kadr i Płac, do zadań której należy prowadzenie spraw kadrowych, w tym w szczególności:

• Obsługa w zakresie formalnym właściwym dla pracodawcy osób nawiązujących, rozwiązujących oraz pozostających w stosunku pracy, m.in.:
  • prowadzenie akt osobowych,
  • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym pracowników,
  • kontrola czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji: zwolnień lekarskich, delegacji, urlopów, kar, nagród i wyróżnień,
  • ustalanie uprawnień pracowników do nagród jubileuszowych oraz dodatków za wieloletnią pracę,
  • wydawanie dokumentów kadrowych tj.: świadectw pracy, zaświadczeń, legitymacji służbowych, itp.,
  • prowadzenie kartoteki okresowych badań lekarskich i kontrola terminowości wykonywania tych badań,
  • koordynacja spraw związanych ze szkoleniem pracowników,
  • koordynacja składania oświadczeń majątkowych,
  • organizowanie okresowych ocen kwalifikacyjnych oraz przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie,
  • organizowanie i przeprowadzanie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
  • analiza potrzeb w zakresie funduszu płac oraz kontrola rozliczeń z pracownikami,
  • dokonywanie rozliczeń podatkowych z tytułu podatku dochodowego,
  • prowadzenie rozliczeń z zakresu ubezpieczenia społecznego,
• Organizowanie – we współpracy z właściwym kierownikiem działu – rekrutacji na wolne stanowiska,
• Obsługa formalna osób zatrudnianych na podstawie umów cywilno-prawnych.

3. Sekcja Organizacyjna, do zadań której należy w szczególności:

• Opracowywanie projektów prawa miejscowego oraz zarządzeń, regulaminów, instrukcji i innych regulacji wewnętrznych.
• Koordynacja przygotowywania sprawozdań z działalności GZDiZ (z wyłączeniem sprawozdań finansowych).
• Obsługa formalna, w tym protokołowanie posiedzeń, narad i innych spotkań z udziałem Dyrektora.
• Obsługa postępowań kontrolnych we współpracy z właściwą komórką organizacyjną Miasta.
• Obsługa formalna wniosków kierowanych na kolegium Prezydenta Miasta.
• Wstępna dekretacja korespondencji wchodzącej do GZDiZ.
• Obsługa procedury związanej z zadaniami premiowymi Dyrektora.
• Publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku aktów prawnych przygotowywanych w GZDiZ.

4. Sekcja Administracyjno-Gospodarcza, do zadań której należy w szczególności:

• Prowadzenie spraw związanych z dozorem mienia, utrzymaniem czystości i nadzór nad tą działalnością.
• Nadzór nad obsługą transportową oraz kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych.
• Prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów, w tym również obsługa zbiorów archiwalnych zlikwidowanych jednostek, tj. Przedsiębiorstwa Dróg i Mostów oraz Miejskiego Przedsiębiorstwa Zieleni.
• Wykonywanie przeglądów i zlecanie remontów obiektów budowlanych pozostających w gestii GZDiZ.
• Prowadzenie inwentaryzacji.
• Nadzór nad realizacją i rozliczanie umów w zakresie dostawy mediów, robót budowlanych, usług, zaopatrzenia itp.,
• Nadzór nad realizacją wewnętrznego planu finansowego.
• Obsługa i zarządzanie systemami monitoringu wizyjnego wewnętrznego i zewnętrznego.
• Obsługa i zarządzanie systemami kontroli dostępu.
• Obsługa i zarządzanie systemami alarmowymi w zarządzanych przez GZDiZ obiektach.
• Nadzór nad systemem sterowania podstacjami prostownikowymi.
• Udzielanie wsparcia merytorycznego w zakresie:
  - obsługi systemów informatycznych użytkowanych przez pracowników GZDiZ,
  - opracowywania wymagań technicznych dla systemów funkcjonujących w GZDiZ, a nie zarządzanych przez Gdańskie Centrum Informatyczne.
• Nadzór i obsługa systemu teletechnicznego GZDiZ.